La merma no es un misterio: tiene cinco causas
Cuando falta licor, el salto mental es siempre el mismo: alguien está robando. A veces sí. Pero si no separas las causas, vas a sospechar de tu gente mientras la plata se va por otro lado:
- Cortesías: el trago que se le invita al cliente bueno y nadie registra.
- Servido de más: el que sirve a ojo siempre sirve de más, y veinte tragos al día se vuelven una botella a la semana.
- Roturas y derrames, que son reales y nadie anota porque da pena.
- Errores al registrar: se vendió, entró la plata, pero la venta quedó con el producto equivocado.
- Robo. Existe, pero suele ser la causa más chica de las cinco.
Las cuatro primeras se arreglan con método. La quinta se arregla cuando las otras cuatro están bajo control y la diferencia que queda ya no se puede explicar de otra forma.
Cuenta en unidades, no en cajas
Una caja de treinta cervezas no es una existencia: son treinta. Mientras cuentes en cajas, media caja abierta es "más o menos la mitad" y ahí se esconde la diferencia. Lleva todo a la unidad más pequeña que vendas y cuenta eso. Es más trabajo el primer día y menos todos los demás.
La botella y el trago son el mismo licor
Vendes la media de aguardiente entera y también vendes el trago suelto. Son dos precios, pero una sola existencia. Si llevas dos inventarios separados —uno de botellas y otro de tragos— ninguno de los dos va a cuadrar nunca, porque la botella que se abrió salió de uno y entró al otro sin que nadie lo registre.
La forma que funciona es una sola existencia, medida en la unidad chica, y dos maneras de venderla. Vender la botella descuenta todas sus unidades de una; vender el trago descuenta una. El inventario es el mismo y siempre cuadra consigo mismo.
El costo sale de la factura, no de la memoria
El precio al que compras cambia: una semana le compras al distribuidor, otra en la tienda de la esquina porque se acabó un sábado. Si el costo del producto es un número que alguien escribió una vez hace seis meses, el margen que crees que tienes es ficción.
Cada vez que entre mercancía, anota lo que costó esa compra —el total de la línea de la factura, tal como está en el papel— y deja que el costo por unidad se saque de ahí. Si ya tenías diez a mil pesos y entran veinte a mil trescientos, tu costo real no es mil trescientos: es mil doscientos. Esa es la cuenta que te dice si estás ganando.
El conteo físico: cuánto y cada cuánto
Contar todo el inventario todos los días no lo sostiene nadie, y un conteo que no se hace no sirve de nada. Lo que funciona en un billar:
- Todos los cierres de turno: lo que más se mueve y más vale. Cervezas, la botella del momento, cigarrillos.
- Una vez por semana: el inventario completo, con calma, el día más flojo.
- Siempre con el salón cerrado o la barra quieta: contar mientras se vende es contar mal.
- Siempre la misma persona no. Que rote: un conteo que hace siempre el mismo deja de ser una verificación.
Cada diferencia necesita un motivo y un nombre
Un ajuste de inventario sin motivo es una puerta abierta. Si cualquiera puede bajar el stock de una botella de whisky sin escribir por qué, el inventario deja de ser un control y pasa a ser una formalidad. Que cada ajuste quede con quién lo hizo, cuándo y por qué — y que esa lista la revise alguien que no sea quien la escribe.
Y valora las diferencias en plata, no en unidades. Seis unidades pueden ser seis mil pesos de cerveza o un millón de pesos de whisky. En unidades se ven iguales; en plata, una te importa y la otra te quita el sueño.
Avisa antes de que se acabe, no después
Quedarse sin la cerveza que más vende un viernes a las once de la noche cuesta más que cualquier merma: son clientes que se van. Ponle a cada producto un mínimo —lo que vendes en dos o tres días— y que el sistema avise al llegar ahí, no cuando el estante está vacío.
Cómo saber si el bar de verdad está rindiendo
Necesitas separar lo que entró por tiempo de mesa de lo que entró por bar. Juntos, los dos números esconden al que está mal: un bar que pierde plata se ve "bien" si las mesas tuvieron buena noche. Separados, en una semana sabes cuál de los dos negocios te está manteniendo el otro.