Cuadrar es comparar dos números, nada más
El primero es el efectivo esperado: lo que el cajón debería tener según lo que se vendió. El segundo es el efectivo contado: lo que de verdad hay cuando la cajera lo cuenta. La resta entre los dos es el descuadre. Todo lo demás —los reportes, las planillas, las discusiones— es detalle alrededor de esa resta.
Si esa resta no te da, casi nunca es porque falte plata. Las tres de cada cuatro veces es porque el esperado está mal calculado.
La fórmula del efectivo esperado
Empiezas por la base con la que abrió el turno —esa plata sigue en el cajón, no se saca hasta el cierre— y le sumas únicamente lo que entró EN BILLETES:
- Base de caja con la que se abrió el turno
- Más lo cobrado en efectivo por tiempo de mesa
- Más lo cobrado en efectivo en el bar
- Más los abonos que los clientes dejaron en efectivo
- Más los vales de empleada que alguien haya pagado en el turno
- Más las entradas de caja (plata que entró por otra razón)
- Menos las salidas de caja (hielo, domicilios, un adelanto, lo que sea)
Esa cuenta da lo que debe haber FÍSICAMENTE en el cajón. Ni un peso más.
El error que descuadra casi todas las cajas
Meter en el efectivo esperado plata que nunca pasó por el cajón. Una venta por transferencia es una venta, claro, y entra a tus ingresos del día. Pero no entró al cajón: está en tu cuenta bancaria. Lo mismo el datáfono. Si los sumas al esperado, la caja te va a salir faltando todas las noches, por el monto exacto de lo que se pagó por otro medio.
La regla es simple y no tiene excepciones: al efectivo esperado solo entra lo que se recibió en billetes. Lo demás se cuenta aparte, como soporte, porque tiene un comprobante detrás que puedes revisar al otro día.
El fiado es el mismo caso llevado al extremo: no entró en efectivo ni en transferencia ni en nada. Es una deuda. Si lo cuentas como venta del turno, la caja va a faltar justo por lo fiado — y vas a ir a buscar un ladrón que no existe.
La mesa que cruza el cambio de turno
En un billar la noche no cabe en un turno. Una mesa que se abrió a las once sigue jugando a la una, el turno cambió a las doce y el cliente paga al final. ¿A quién se le carga esa plata?
- El ingreso es del turno que COBRA la mesa: ahí fue donde entró el billete.
- Lo que el cliente ya había abonado se queda en el turno que lo recibió, por la misma razón: esa plata está en ese cajón.
- Cortar la mesa al cambio de turno es registrar un ingreso que nadie recibió, y deja a la primera cajera corta por un tiempo que jamás cobró.
Lo que sí conviene es hacerlo visible: antes de cerrar, que quien entrega sepa cuántas mesas quedan jugando y cuánto llevan corrido. No cambia la plata, pero evita la conversación de "¿y esas mesas?".
El pago de la cajera no se descuenta dos veces
Si le pagas a la cajera de la plata de la caja, eso es una salida de caja y se registra como tal, con su motivo. Lo que no puedes hacer es además restarlo "porque está anotado que gana tanto": lo estarías descontando dos veces, y la caja te va a sobrar por ese monto. Anotar cuánto gana alguien no es lo mismo que registrar que se le pagó.
Cuando falta plata
Lo peor que puedes hacer es borrarlo. Un faltante que desaparece sin dejar rastro enseña que se puede volver a hacer. Lo que funciona es que quede como una deuda a nombre de quien cerró, por el monto exacto, y que se cobre después. Si decides perdonarlo —a veces es lo correcto—, que ese perdón también se vea.
Y cuando SOBRA, no celebres. Una caja que sobra casi siempre significa una venta que no se registró: el cliente pagó, el billete entró, pero en el sistema esa venta no existe. Eso es peor que un faltante, porque te está mintiendo el inventario también.
La rutina de cierre, en orden
- Cerrar o anotar las mesas que ya se van; dejar listadas las que siguen jugando.
- Registrar las salidas de caja que falten (el hielo, el domicilio, el adelanto).
- Contar el efectivo físico del cajón, incluida la base.
- Comparar contra el esperado y escribir el motivo si hay diferencia.
- Separar los soportes: transferencias y datáfono, que no son efectivo.
- Dejar anotado a quién se le fió, con nombre. Sin nombre no hay a quién cobrarle.
- Entregar y que quede firmado o registrado quién entregó y quién recibió.
Con cuánta frecuencia
Cada turno, sin excepciones. Un billar que cuadra una vez a la semana no sabe en qué día se perdió la plata, y después de tres días nadie se acuerda de nada. Cuadrar todos los turnos no es desconfianza: es la única forma de que un faltante se pueda explicar mientras todavía se recuerda qué pasó.